GRAFIBOX SUD S.p.A. – Società Benefit

La Direzione Generale
 

1. Premessa

Il Codice Etico (di seguito anche “Codice”) enuncia i valori fondamentali a cui Grafibox Sud S.p.A. – Società Benefit (di seguito anche “Grafibox Sud” o la “Società”) si ispira e, in coerenza con tali valori, fissa un insieme di principi e di regole comportamentali utili al corretto ed efficace perseguimento degli obiettivi aziendali. A tal fine, Grafibox Sud ha predisposto il presente Codice Etico, al fine di: • definire con chiarezza e trasparenza l’insieme dei valori ai quali si ispira e dei principi volti a orientare i comportamenti da adottare per raggiungere gli obiettivi aziendali; • favorire lo sviluppo di una cultura aziendale comune. Inoltre, attraverso il presente Codice, Grafibox Sud intende fornire un valido contributo per una sempre crescente coesione tra il personale, rendendolo consapevole ed attento al perseguimento degli obiettivi assegnati attraverso modelli comportamentali sempre ispirati a lealtà, correttezza e trasparenza. Per un’efficace applicazione, il Codice Etico va inteso come uno strumento rivolto a indurre e indirizzare, piuttosto che a imporre e sanzionare. La corretta interpretazione delle previsioni del Codice fa sì che questo possa essere uno strumento di aiuto per ogni destinatario ad affrontare i problemi che si presentano nell’attività di tutti i giorni, in cui temi etici, questioni organizzative e scelte gestionali sono strettamente interconnesse tra loro. Il Codice costituisce altresì un elemento del Modello di organizzazione gestione e controllo ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001.

2. Il Codice Etico ed il D.lgs. 231/2001

La Società intende promuovere una cultura comune rivolta al raggiungimento del miglior risultato economico, nel rispetto dei principi etici aziendali ed in ottemperanza delle norme di legge e regolamentari che ne disciplinano l’attività. In tale ottica, Grafibox Sud, nel riaffermare che la correttezza e la liceità nel lavoro e negli affari costituiscono valori imprescindibili, con il Codice si propone di fissare principi e regole di comportamento volte anche a prevenire ragionevolmente la commissione dei reati previsti dal Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, in materia di “Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica”(di seguito anche il “Decreto”). A tale riguardo, Grafibox Sud intende assicurarsi che tutti i soggetti cui il presente Codice risulta essere destinatario non compiano azioni delittuose, dolose e/o colpose, che possano, non solo screditare l’immagine aziendale dinanzi agli stakeholder, interni ed esterni, circa la correttezza gestionale ed operativa della Società stessa, ma che possano anche comportare l’applicazione di alcuna delle sanzioni previste dal Decreto in tale sede con un’evidente finalità preventiva.

3. Ambito di applicazione del Codice

Le disposizioni del presente Codice si applicano ai componenti degli Organi Statutari, ai membri dell’Organismo di Vigilanza, al personale dipendente ed i collaboratori, nonché sono indirizzate finanche ad essere osservate da soggetti terzi, in primis clienti e partner della Società. Grafibox Sud, altresì, si impegna a promuovere l’osservanza dei principi contenuti nel presente Codice anche da parte dei soggetti terzi con cui intrattiene rapporti a qualsivoglia titolo, prevedendo anche la possibilità di inserire, nei rispettivi contratti, apposite clausole risolutive in caso di evidenti violazioni. I destinatari del Codice, dunque, sono tutti coloro che a vario titolo e con differenti responsabilità realizzano, direttamente e indirettamente, gli scopi della Società, condividendone i valori, e per tale finalità Grafibox Sud considera quali gruppi di stakeholder di primo livello: - Nell’ambito aziendale: i lavoratori (dipendenti di stabilimento, collaboratori, organizzazione sindacali); società partecipate, controllate e collegate; soci ed azionisti; - Nell’ambito della comunità: la comunità finanziaria, la comunità scientifico-didattica; le istituzioni; i media; - Nell’ambito dei soggetti terzi: fornitori e partner commerciali, clienti, organismi ed associazioni di settore; - Nell’ambito della società civile: comunità locali, famiglie e persone, consumatori, corpi intermedi dediti all’ambiente ed alla sostenibilità CSR.

4. Comunicazione e formazione

Grafibox Sud si impegna a favorire e garantire adeguata conoscenza del Codice e a far rispettare i principi e le norme in esso contenute. Tutti coloro che a qualsiasi titolo si relazionano con la Società sono tenuti a conoscere il presente Codice ed a contribuire attivamente alla sua attuazione. Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholder attraverso un’attività di comunicazione trasparente e capillare. In particolare, allo scopo di assicurarne la corretta comprensione da parte di tutto il personale, Grafibox Sud predispone una specifica attività di informazione/formazione volta a favorire la conoscenza dei principi e delle norme etiche in esso contenute. Grafibox Sud si impegna ad approfondire ed aggiornare il Codice Etico al fine di adeguarne il contenuto alle evoluzioni della sensibilità civile, nonché alle normative aventi maggiore rilevanza per gli aspetti trattati dal Codice stesso.

5. Valore contrattuale del Codice

L’osservanza del presente Codice costituisce parte integrante delle obbligazioni contrattuali dei Dipendenti, anche ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2104 cod. civ. La violazione del presente Codice costituisce, ovvero può essere ritenuto alla base di un inadempimento contrattuale e/o illecito disciplinare e, se del caso, in conformità alle procedure previste dall’art. 7 dello Statuto dei Lavori ed alla contrattazione collettiva applicabile, può comportare tanto la comminazione di sanzioni disciplinari, quanto il risarcimento dei danni eventualmente derivanti da tale violazione, in conformità alla vigente normativa ed ai contratti collettivi applicabili

6. I principi generali

Di seguito sono illustrati i princìpi di riferimento che rappresentano i valori fondamentali cui i destinatari del Codice etico devono attenersi nel perseguimento della mission aziendale. Le disposizioni ivi contenute hanno valore primario ed assoluto ed in nessun caso la convinzione di agire a vantaggio e/o nell’interesse dell’azienda giustifica comportamenti in contrasto con i principi del Codice stesso.
Legalità
Grafibox Sud, nello svolgimento delle proprie attività, opera conformando il proprio operato al pieno rispetto di tutte le norme vigenti, delle direttive e delle procedure aziendali, nonché delle prescrizioni riportate nel presente Codice Etico, osservandole con imparzialità ed obiettività.
Onestà, correttezza e trasparenza
I rapporti che Grafibox Sud intrattiene con gli stakeholders, interni ed esterni, sono improntati a canoni di trasparenza, correttezza, collaborazione, rettitudine, equità, lealtà e reciproco rispetto. I dipendenti, a prescindere dal ruolo ricoperto e dalla funzione esercitata, svolgono la propria attività nell’interesse di Grafibox Sud, dovendosi uniformare imprescindibilmente alle regole di comportamento contemplate nel presente Codice.
Valore della persona
Grafibox Sud promuove il rispetto dell’integrità fisica, morale e culturale della persona ed il rispetto della sua dimensione relazionale. Vengono garantite e promosse, altresì, condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale ed ambienti di lavoro sicuri. In particolare, la Società promuove il valore delle risorse umane allo scopo di migliorare ed accrescere il patrimonio delle competenze possedute da ciascun dipendente, nel rispetto delle pari opportunità e senza discriminazioni di alcun genere. Grafibox Sud sostiene e rispetta i diritti umani e, soprattutto, dei lavoratori, in conformità con la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani dell’ONU, con Carta dei Diritti Universali del Lavoro, nonché quanto approvato e predisposto dall’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL), con i principi guida del Global Compact delle NU, con i goals dell’Agenda 2030, nonché osserva i principi delle normative UNI SO 125/2022 e UNI ISO 30415.
Lotta alla corruzione ed ai conflitti d’interesse
Grafibox Sud, in coerenza con i valori di onestà e trasparenza di cui sopra, si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie a prevenire ed evitare fenomeni di corruzione e/o conflitto di interessi. La Società rifiuta la corruzione come strumento di conduzione dei propri affari. Non è ammesso in alcuna circostanza corrompere o anche solo tentare di corrompere titolari di cariche pubbliche elettive, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, così come privati. Inoltre, il principio di correttezza impone a tutti i destinatari del Codice Etico di evitare di trovarsi in qualsivoglia situazione di conflitto di interessi, e, nel caso in cui ciò accada, di astenersi dal compiere qualsiasi azione, segnalando alle figure a tale scopo competenti il conflitto in corso o l’eventualità potenziale. A fini chiarificatori, nell’ambito dell’organizzazione aziendale un conflitto di interesse viene individuato nel divario tra l’interesse del singolo e l’interesse aziendale che si verifica quando una condotta può arrecare un vantaggio a colui che la compie o a qualsiasi altra figura – direttamente o indirettamente attraverso un terzo a lui vicino - ledendo allo stesso tempo gli interessi aziendali.
Tutela della concorrenza
Grafibox Sud opera nel rispetto dei principi e delle leggi europee e nazionali posti a tutela della concorrenza e del mercato, rifiutando e non avvalendosi di mezzi non conformi ai principi della correttezza professionale ed atti idonei a danneggiare soggetti terzi e concorrenti.
Riservatezza
Grafibox Sud assicura la riservatezza delle informazioni e dei dati personali oggetto di trattamento e la protezione delle informazioni acquisite in conseguenza dell’attività lavorativa svolta, al fine di evitare che le stesse possano essere usate per interessi propri così da trarne indebito profitto o per finalità contrarie alla legge, ovvero tali da arrecare danno alla Società stessa.
Tutela del patrimonio aziendale e tenuta delle informazioni
Per Grafibox Sud, ciascun destinatario è responsabile della protezione e della conservazione dei beni aziendali, materiali e immateriali, avuti in affidamento per l’espletamento dei propri compiti, nonché del loro utilizzo in modo proprio e conforme ai fini aziendali. Le informazioni che confluiscono nei report periodici e nella contabilità, sia generale che analitica, si attengono ai principi di intellegibilità, trasparenza, correttezza, completezza e accuratezza. A tal proposito, ciascun destinatario collabora alla rappresentazione corretta delle attività aziendali.
Tutela dei luoghi di lavoro
Grafibox Sud garantisce e diffonde, nel rispetto della legislazione vigente a tutela delle condizioni di lavoro, un ambiente di lavoro adeguato dal punto di vista della sicurezza e della salute dei dipendenti, adottando tutte le misure necessarie. I destinatari rispettano le misure di prevenzione e sicurezza poste in essere. Sostenibilità Grafibox Sud, soprattutto in ragione del suo status di Società Benefit e del suo interesse nel perseguire finalità di beneficio comune, operando in modo responsabile, sostenibile e trasparente verso persone, comunità, territori, ambiente, si impegna a: • creare posti di lavoro stabili, garantendo condizioni di lavoro dignitose, salubri e sicure, tanto ai propri dipendenti diretti quanto al personale in somministrazione e a quelli impiegati nella catena di fornitura, con attenzione particolare alla diversità e inclusione, al benessere e alla crescita dei collaboratori; • adottare tutte le misure finalizzate a ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività e a gestire in modo sostenibile ed efficiente le risorse a partire dalla selezione delle materie prime per minimizzare gli impatti negativi sull’ambiente e sul clima e, al contempo, accrescere quelli positivi grazie anche a processi di innovazione sostenibile e circolare; • rendicontare in modo trasparente, integrando le informazioni sulla sostenibilità nelle relazioni di impatto o altre informative di sostenibilità.

7. Le regole di condotta - Soggetti interessati

7.1 Le risorse umane
Le risorse umane costituiscono l’elemento centrale per il perseguimento degli obiettivi propri della Società. Viene quindi promossa ogni iniziativa tesa a sviluppare le capacità e le potenzialità di ciascun destinatario nello svolgimento delle proprie mansioni in maniera da consentire che la creatività e le legittime aspirazioni dei singoli trovino piena realizzazione nel raggiungimento degli obiettivi aziendali. Grafibox Sud, in aderenza ai suoi valori, ritiene prioritaria la creazione di un ambiente di lavoro positivo orientato alla massima collaborazione reciproca ed al lavoro di squadra, nel quale ciascuno possa esprimere le proprie potenzialità, libero da ogni condizionamento o da qualsiasi forma di intimidazione. I comportamenti sul luogo di lavoro devono essere quindi improntati alla reciproca correttezza: in particolare, molestie (fisiche, psicologiche e/o sessuali), e qualsiasi tipo di condotta impropria, vessatoria o coercitiva sono assolutamente condannate e vietate. Inoltre, è fatto espressamente divieto di tenere condotte che possano rappresentare abuso della propria posizione di autorità, quali a titolo di esempio, richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico. Ciascuno è, altresì, tenuto al rispetto dei principi di integrità, correttezza, buona fede, proporzionalità, obiettività, trasparenza, equità e ragionevolezza e ad agire in posizione di indipendenza e imparzialità, astenendosi in caso di conflitto di interessi anche in via potenziale. Grafibox Sud si attende dai destinatari comportamenti coerenti con i principi ed i valori contenuti nel presente Codice, rispettosi dell’ordinamento normativo e volti al perseguimento del solo interesse della Società. La Società si impegna ad ascoltare e a dialogare con i propri dipendenti e collaboratori per cercare di conciliare le esigenze aziendali con le necessità personali e familiari (ad es. maternità, paternità, altre forme work-life balance e welfare), oltre a promuovere ed a incentivare lo spirito di appartenenza, creando un clima interno di cooperazione e di scambio delle conoscenze professionali, indispensabile per perseguire la strategia aziendale. I destinatari non potranno utilizzare a fini privati le informazioni di cui dispongono per ragioni di ufficio e sono tenuti a evitare situazioni e comportamenti che possano ostacolare il corretto adempimento dei compiti o nuocere agli interessi o all’immagine di Grafibox Sud. Il personale deve svolgere le proprie mansioni orientando la sua azione alla massima economicità, efficienza ed efficacia, nonché seguendo una logica di contenimento dei costi che non pregiudichi la qualità dei risultati, dei prodotti e dei servizi. Nei rapporti con clienti, fornitori ovvero con i destinatari della propria attività, ciascuno deve garantire la piena parità di trattamento a parità di condizioni, astenendosi, altresì, da azioni arbitrarie che abbiano effetti negativi su di essi o che comportino discriminazioni basate su sesso, nazionalità, origine etnica, caratteristiche genetiche, lingua, religione, o credo, convinzioni personali o politiche, appartenenza a una minoranza nazionale, disabilità, condizioni sociali o di salute, età e orientamento sessuale o su altri diversi fattori. Il personale deve dimostrare massima disponibilità e collaborazione nei rapporti con le pubbliche amministrazioni, assicurando lo scambio e la trasmissione delle informazioni e dei dati in qualsiasi forma anche telematica, nel rispetto della normativa vigente. Coloro che occupano posizioni di responsabilità a diverso livello ed a vario titolo nell’ambito di Grafibox Sud sono tenuti ad essere un modello di esempio per il personale nell’osservanza del Codice e nel rispetto delle norme.

8. Selezione delle risorse umane

La valutazione delle candidature e la selezione del personale sono effettuate in base alle effettive esigenze aziendali all’esito di un trasparente processo di pianificazione, alla piena corrispondenza con le figure professionali ricercate ed alle specifiche competenze formalmente richieste nel rispetto delle pari opportunità per tutti i candidati. Tutti coloro che sono in qualche modo coinvolti nel processo di selezione del personale, nei limiti delle informazioni disponibili e nel rispetto delle disposizioni della contrattazione collettiva, adottano misure idonee al fine di evitare favoritismi, nepotismi o forme di clientelarismo, in particolare segnalando ogni caso anche potenziale di conflitto d’interessi. Tutte le informazioni richieste in sede di selezione sono strettamente collegate alla verifica del profilo professionale ricercato nel più completo rispetto della sfera privata del candidato e delle sue opinioni personali. La Società si impegna, in ogni caso, a fornire al candidato informazioni corrette ed esaustive in merito all’organizzazione ed alla posizione alla quale verrà valutato. Grafibox Sud si impegna, altresì, al rigoroso rispetto di tutte le leggi e regolamenti in tema di tutela del lavoro e contro forme di lavoro irregolare di qualsiasi genere o di immigrazione clandestina. In particolare, è fatto assoluto divieto di impiegare lavoratori non contrattualizzati, nonché stranieri del tutto privi di permesso di soggiorno o con un permesso revocato o scaduto, del quale non sia stata presentata domanda di rinnovo documentata dalla relativa ricevuta postale.

9. Valutazione delle risorse umane

Grafibox Sud adotta criteri di merito, competenza ed eticità per la valutazione delle capacità e potenzialità individuali. Il sistema di valutazione è soggetto ad una gestione trasparente ed oggettiva, posto che esso viene considerato uno strumento di sviluppo in grado di individuare tanto le aree di miglioramento del singolo, quanto indirettamente le opportunità di miglioramento dei team e dei gruppi di lavoro. L’osservanza del presente Codice costituisce anch’esso elemento di valutazione. Grafibox Sud si impegna a fare in modo che nella propria organizzazione aziendale gli obiettivi annuali prefissati, sia generali che individuali, siano tali da non indurre a comportamenti illeciti o atti e mezzi non conformi ai principi della correttezza professionale e siano, invece, mirati su di un risultato possibile, specifico, concreto, misurabile e relazionato con il tempo previsto per il loro raggiungimento.

10. Percorsi di formazione e sviluppo professionale

Grafibox Sud valorizza e favorisce lo sviluppo delle attitudini, delle competenze e delle capacità di ciascun soggetto attraverso l’organizzazione di attività di formazione e di aggiornamento professionale costante o permettendone la fruizione, definendo un sistema che, in coerenza con la mission e gli obiettivi aziendali, consente di individuare percorsi di sviluppo professionali adeguati e coinvolgenti. I Destinatari devono curare le proprie competenze e professionalità, arricchendole con l'esperienza e la collaborazione dei colleghi e assumono un atteggiamento sempre costruttivo e propositivo anche nel condividere le conoscenze acquisite.

11. Tutela della salute e della sicurezza del personale e dei diritti del lavoratore

Grafibox Sud si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza dei propri dipendenti, e promuove altresì condizioni lavorative rispettose dei diritti e della libertà e dignità dei lavoratori riconosciuti dall’ordinamento nazionale e sovranazionale. Ai lavoratori vengono fornite le attrezzature adeguate allo svolgimento delle proprie mansioni, richiedendo un utilizzo oculato, diligente e responsabile delle risorse assegnate. Tutti i collaboratori devono rispettare norme e procedure interne in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza, e segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili. Gli stessi osservano e promuovono altresì, nei confronti del personale dagli stessi impiegato, condizioni lavorative rispettose dei diritti, della libertà e dignità dei lavoratori riconosciuti dall’ordinamento.

12. Operazioni e transazioni

Tutte le decisioni ed operazioni assunte da ciascun soggetto legato a Grafibox Sud devono basarsi su principi di sana e prudente gestione ed essere ispirate alla massima correttezza dal punto di vista della gestione, alla completezza e trasparenza delle informazioni, alla legittimità sotto l'aspetto formale e sostanziale e alla chiarezza e verità nei riscontri contabili, secondo le norme vigenti e le procedure aziendali. Pertanto, ogni operazione e/o transazione, intesa nel senso più ampio del termine, deve essere legittima, autorizzata, coerente, congrua, documentata, registrata ed in ogni tempo verificabile. A tal fine: (i) le procedure che regolano le operazioni devono consentire la possibilità di effettuare controlli sulle relative caratteristiche, sulle motivazioni che le hanno determinate, sulle autorizzazioni allo svolgimento, sull’esecuzione dell’operazione medesima; (ii) ogni soggetto che effettui operazioni e/o transazioni aventi ad oggetto somme di denaro, beni o altre utilità per conto di Grafibox Sud deve agire su specifica autorizzazione e fornire a richiesta ogni evidenza relativa alle operazioni e/o transazioni eseguite; (iii) ciascun soggetto è responsabile della veridicità, autenticità della documentazione prodotta e delle informazioni rese nello svolgimento dell’attività di propria competenza. I dipendenti ed i soggetti che effettuano qualsiasi acquisto di beni e/o servizi, incluso l’affidamento di consulenze esterne, per conto di Grafibox Sud, devono agire nel rispetto dei principi di trasparenza, correttezza, economicità, efficacia, efficienza, qualità, inerenza e liceità ed operare con la diligenza del buon padre di famiglia nell’esclusivo interesse della Società. In particolare, i destinatari devono astenersi dal concludere, per conto di Grafibox Sud, contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento o assicurazione con imprese con le quali abbia stipulato contratti a titolo privato o ricevuto altre utilità nel biennio precedente, ad eccezione di quelli conclusi mediante moduli o formulari ai sensi dell'articolo 1342 del Codice civile. Nel caso in cui Grafibox Sud concluda contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento o assicurazione, con imprese con le quali il destinatario abbia concluso contratti a titolo privato o ricevuto altre utilità nel biennio precedente, questi si astiene dal partecipare all'adozione delle decisioni e alle attività relative alla fase esecutiva del contratto, redigendo verbale scritto di tale astensione da conservare agli atti. Il destinatario che conclude accordi o negozi ovvero stipula contratti a titolo privato, ad eccezione di quelli conclusi mediante moduli o formulari ai sensi dell'articolo 1342 del codice civile, con persone fisiche o giuridiche private con le quali abbia concluso nel biennio precedente contratti di appalto, fornitura, servizio, finanziamento ed assicurazione per conto di Grafibox Sud, ha l’obbligo di informare per iscritto il diretto responsabile gerarchico e/o l’organo di appartenenza, il quale a sua volta ha l’onere di notiziare per iscritto l’Ufficio delle Risorse Umane ed il relativo responsabile. Il destinatario che riceva, da persone fisiche o giuridiche partecipanti a procedure di selezione nelle quali sia parte di Grafibox Sud, rimostranze orali o scritte sull'operato dell'ufficio o su quello dei propri collaboratori, ne informa immediatamente, di regola per iscritto, il proprio superiore gerarchico o funzionale.

13. Regali, compensi, cortesie d’affari ed altre utilità

Il destinatario non può chiedere, né sollecitare, per sé o per altri, regali, cortesie di affari o altre utilità né può accettare, per sé o per altri, regali o altre utilità, salvo quelli d'uso di modico valore effettuati occasionalmente nell'ambito delle normali relazioni di cortesia e nell'ambito delle consuetudini e che possano compromettere l’equo trattamento di tutti gli stakeholder. In ogni caso, indipendentemente dalla circostanza che il fatto costituisca reato, il destinatario non può chiedere, per sé o per altri, regali o altre utilità, neanche di modico valore a titolo di corrispettivo per compiere o per aver compiuto un atto del proprio ufficio da soggetti che possano trarre benefici da decisioni o attività inerenti all'ufficio, né da soggetti nei cui confronti è o sta per essere chiamato a svolgere o a esercitare attività o potestà proprie dell'ufficio ricoperto. Il destinatario non può accettare, per sé o per altri, da un proprio subordinato, direttamente o indirettamente, regali o altre utilità, salvo quelli d'uso di modico valore né può offrire, direttamente o indirettamente, regali o altre utilità a un proprio sovraordinato, salvo quelli d'uso di modico valore. I regali e le altre utilità comunque ricevuti fuori dai casi consentiti dal presente articolo, a cura dello stesso destinatario cui siano pervenuti, sono immediatamente messi a disposizione di Grafibox Sud per la restituzione o per favorire la devoluzione a fini istituzionali ovvero finalità consone con i valori, l’etica e la mission della Società. Per regali o altre utilità di modico valore si devono ritenere quelli di valore non superiore, in via orientativa, a 150 euro, anche sotto forma di sconto. Il personale non accetta incarichi di collaborazione da soggetti privati che abbiano, o abbiano avuto nel biennio precedente, un interesse economico significativo in decisioni o attività inerenti all'ufficio di appartenenza. Fatti salvi doni o altre utilità di modico valore e, in ogni caso, rientranti negli usi, costumi o attività legittime, è vietato dare o promettere denaro o altra utilità ad amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione di documenti contabili societari, sindaci, liquidatori o a soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza di questi ultimi, soggetti che svolgono funzioni direttive, appartenenti a società o enti privati di clienti, agenti, distributori, franchisee, partner commerciali, certificatori, consulenti, prestatori di servizi, fornitori in genere, etc., da cui possa derivare una violazione di obblighi di ufficio e di fedeltà da parte del soggetto ricevente, ovvero che possono essere percepiti come tentativi di influenzarne decisioni e comportamenti.

14. Comportamento nei rapporti privati

Nei rapporti privati, comprese le relazioni extralavorative con pubblici ufficiali nell'esercizio delle loro funzioni, il destinatario non deve sfruttare la posizione che ricopre in Grafibox Sud per ottenere utilità che non gli spettino e non può assumere nessun altro comportamento che possa nuocere all'immagine di Grafibox Sud. I destinatari del presente Codice Etico devono impegnarsi, in ogni caso, a trasmettere informazioni veritiere, comprensibili, accessibili pur nei limiti della riservatezza aziendale e, in particolar modo, rispettose dei principi etici e dei valori aziendali.

15. Comportamento in servizio

Il dipendente, salvo giustificato motivo, non deve ritardare né adottare comportamenti tali da far ricadere su altri dipendenti il compimento di attività o l'adozione di decisioni di propria spettanza. Il personale deve utilizzare i permessi di astensione dal lavoro, comunque denominati, nel rispetto delle condizioni previste dalla legge, dai regolamenti e dai contratti collettivi nazionali e di secondo livello.

16. Rapporti con il pubblico

Il personale in rapporto con soggetti terzi è tenuto a farsi riconoscere, ad operare con spirito di correttezza e disponibilità e ad agire nel modo più completo e accurato possibile. Qualora non sia competente per posizione rivestita o per materia, deve indirizzare l'interessato all’incaricato/ufficio competente. Il personale, fatte salve le norme sulla riservatezza e sulla tutela del trattamento dei dati personali, fornisce le spiegazioni che gli siano richieste in ordine al comportamento proprio e di altri dipendenti dell'ufficio dei quali ha la responsabilità od il coordinamento. Salvo il diritto di esprimere valutazioni e diffondere informazioni a tutela dei diritti sindacali, il personale deve astenersi da dichiarazioni pubbliche offensive nei confronti di Grafibox Sud o comunque lesive della sua immagine. Il personale non può assumere impegni né anticipare l'esito di decisioni o azioni proprie o altrui inerenti all'ufficio, al di fuori dei casi consentiti.

17. Beni in dotazione e accesso a procedure e sistemi

Il destinatario è tenuto ad utilizzare il materiale o le attrezzature di cui dispone per ragioni di ufficio e i servizi telematici e telefonici dell’ufficio nel rispetto dei vincoli posti da Grafibox Sud. Tutti i destinatari sono tenuti ad utilizzare il materiale, gli strumenti di lavoro (con particolare riferimento a quelli informatici e telefonici) ed i beni aziendali solo per ragioni di ufficio, con la massima cura e nel rispetto del principio di economicità. Sono pertanto da evitare usi impropri, danneggiamenti e sprechi. La sicurezza dei dati aziendali è in primo luogo responsabilità dei singoli fruitori. Grafibox Sud determina con propri regolamenti le politiche in tema di sicurezza ed utilizzo dei sistemi informativi aziendali dei rispettivi strumenti e più in generale delle attrezzature aziendali.

18. Disposizioni per il personale dirigente

Le regole di condotta del presente codice si applicano ai dirigenti e ai soggetti che svolgono funzioni equiparate ai dirigenti. Il dirigente deve svolgere con diligenza le funzioni ad esso spettanti in base all'atto di conferimento dell'incarico, deve perseguire gli obiettivi assegnati e adottare un comportamento organizzativo adeguato all’assolvimento dell'incarico. Il dirigente, compatibilmente con le risorse disponibili, deve favorire il benessere organizzativo nella struttura a cui è preposto, favorendo l'instaurarsi di rapporti cordiali e rispettosi tra i dipendenti, assumere iniziative finalizzate alla circolazione delle informazioni, alla formazione e all'aggiornamento del personale, all'inclusione e alla valorizzazione delle differenze di genere, di età e di condizioni personali. Il dirigente assegna le attività da svolgere sulla base di un'equa ripartizione del carico di lavoro, tenendo conto delle capacità, delle attitudini e della professionalità del personale a sua disposizione. Il dirigente affida gli incarichi aggiuntivi in base alla professionalità e, per quanto possibile, secondo criteri di rotazione. Il dirigente svolge la valutazione del personale assegnato alla struttura cui è preposto con imparzialità e rispettando le indicazioni ed i tempi prescritti.

19. Gli organi di direzione e controllo

Gli Organi di direzione e controllo - ciascuno nell’ambito delle proprie competenze - hanno la responsabilità di valutare in ogni momento la capacità di poter svolgere diligentemente ed efficacemente il proprio compito; devono agire e deliberare con cognizione di causa, autonomia di giudizio e dedizione di tempo, al fine di perseguire, anche vigilando sul generale andamento aziendale, l'obiettivo della creazione di valore per Grafibox Sud e del perseguimento delle finalità contenute nello Statuto. Gli organi di direzione e controllo si fanno promotori della cultura della legalità e del controllo e si impegnano a diffondere il presente documento tra i propri dipendenti, affinché ne acquisiscano conoscenza e ne rispettino i contenuti.

20. Conflitti di interesse

I Destinatari del presente Codice, nell’espletamento delle proprie funzioni, hanno il dovere di evitare situazioni che possano generare conflitti d’interesse. Ogni situazione potenzialmente idonea a generare un conflitto di interessi, o comunque a pregiudicare la capacità del destinatario di assumere decisioni nel migliore interesse di Grafibox Sud, deve essere tempestivamente comunicata per iscritto all’organo di appartenenza ovvero al responsabile gerarchico che a sua volta informa, sempre per iscritto, le Risorse Umane. In particolare, il personale deve astenersi dal prendere decisioni o svolgere attività inerenti alle sue mansioni in situazioni di conflitto, anche potenziale, di interessi con interessi personali, del coniuge, di conviventi, di parenti, di affini entro il secondo grado oppure di persone con le quali abbia rapporti di frequentazione abituale, ovvero, di soggetti od organizzazioni con cui egli o il coniuge abbia causa pendente o grave inimicizia o rapporti di credito o debito significativi, ovvero di soggetti od organizzazioni di cui sia tutore, curatore, procuratore o agente, ovvero di enti, associazioni anche non riconosciute, comitati, società o stabilimenti di cui sia amministratore o gerente o dirigente. Il personale deve astenersi in ogni altro caso in cui esistano gravi ragioni di convenienza. Il conflitto può riguardare interessi di qualsiasi natura, anche non patrimoniali, come quelli derivanti dall'intento di voler assecondare pressioni politiche, sindacali o dei superiori gerarchici. Sull'astensione decide il responsabile dell'ufficio di appartenenza. È fatta salva la disciplina in materia di conflitti di interesse dei membri degli organi di amministrazione e controllo ai sensi di legge. Fermi restando gli obblighi previsti da leggi o regolamenti, il personale, all'atto dell'assegnazione all'ufficio, deve informare per iscritto Grafibox Sud di tutti i rapporti, diretti o indiretti, di collaborazione con soggetti privati in qualunque modo retribuiti che lo stesso abbia o abbia avuto negli ultimi tre anni, precisando: a) se in prima persona, o suoi parenti o affini entro il secondo grado, il coniuge o il convivente abbiano ancora rapporti finanziari con il soggetto con cui ha avuto i predetti rapporti di collaborazione; 13 b) se tali rapporti siano intercorsi o intercorrano con soggetti che abbiano interessi in attività o decisioni inerenti all'ufficio, limitatamente alle pratiche a lui affidate.

21. Obblighi di riservatezza

I dipendenti e i collaboratori sono tenuti a mantenere riservate (e a prendere a tal fine tutti i necessari accorgimenti) tutte le informazioni riguardanti Grafibox Sud ed i loro clienti di cui vengano in possesso nello svolgimento della propria attività. A tale obbligo i lavoratori ed i collaboratori sono tenuti ad attenersi anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro. Tali informazioni devono essere gestite con modalità che garantiscano il rispetto della normativa vigente ed in conformità con le procedure interne esistenti. In particolare, non possono essere comunicate a terzi all’interno o all’esterno di Grafibox Sud, a meno che tale comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei propri compiti o sia richiesto dalle Autorità nell’ambito di indagini ufficiali.

22. Relazioni esterne

A fronte di richieste di dati e informazioni aziendali riservate da parte di soggetti esterni (privati, università, analisti finanziari, investitori, etc.) i dipendenti devono astenersi dal fornire, direttamente o indirettamente, le informazioni e devono indirizzare la richiesta alle funzioni aziendali competenti. In ogni caso, il comportamento adottato dovrà essere teso a prevenire qualsiasi condizione di pregiudizio per Grafibox Sud, in particolar modo in relazione all’immagine aziendale.

23. Trasparenza e tracciabilità

Il destinatario deve assicurare l'adempimento degli obblighi di trasparenza previsti dalla normativa vigente applicabile alla Società, prestando la massima collaborazione nell'elaborazione, reperimento e trasmissione dei dati sottoposti all'obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale. La tracciabilità dei processi decisionali adottati deve essere, in tutti i casi, garantita attraverso un adeguato supporto documentale, che consenta in ogni momento la replicabilità.

24. Soggetti esterni

24.1 Rapporti con i Clienti

Grafibox Sud, nello svolgimento della propria attività, ritiene prioritaria la tutela dell’interesse del Cliente, ponendosi al servizio dello stesso per rispondere ai loro bisogni, per esaudire aspettative ed aspirazioni, considerando l’indice di soddisfazione di primaria importanza per la propria immagine e per la realizzazione degli obiettivi aziendali. Ciascun dipendente e collaboratore è tenuto a garantire, quindi, servizi di alta qualità e ad operare nei confronti della Clientela con professionalità, competenza, cortesia e trasparenza. Nei confronti della Clientela devono essere adottati comportamenti coerenti con le previsioni dei contratti, dei regolamenti, delle comunicazioni pubblicitarie e dello Statuto. In particolare, gli operatori sono tenuti a fornire tutte le informazioni sulle caratteristiche e le condizioni economiche dei prodotti e servizi offerti – ivi inclusa la composizione delle spese e degli oneri fiscali, nonché la natura ed i rischi delle operazioni e dei servizi richiesti – affinché il Cliente possa effettuare le proprie scelte in modo consapevole. Ad ogni Cliente o categoria di clienti, devono essere prestate cura ed attenzione, senza discriminazione alcuna. È fatto divieto di intrattenere relazioni, in modo diretto o indiretto, con persone collegate ad organizzazioni criminali o comunque operanti oltre i confini della legalità. Eventuali anomalie andranno prontamente segnalate ai Responsabili dell’ufficio/servizio di appartenenza. Tutte le informazioni acquisite, in modo diretto o indiretto, sulla clientela sono utilizzate e conservate con cura al fine di garantire la massima riservatezza ed il rispetto della vigente normativa sulla privacy secondo una politica rigorosa. Le richieste di informazioni provenienti dalla clientela sono soddisfatte con tempestività e sono tenute sotto costante monitoraggio al fine di migliorare la qualità del servizio reso e, per tal via, la soddisfazione del cliente. È data particolare attenzione alle esigenze ed alle informazioni provenienti dalla Clientela, in quanto Grafibox Sud considera queste ultime uno strumento privilegiato per la creazione di un rapporto costruttivo e di collaborazione fattiva con i clienti. Eventuali reclami saranno trattati con la massima tempestività ed attenzione. Qualora i reclami risultino fondati, sarà cura degli uffici/servizi competenti individuare con prontezza soluzioni adeguate alla composizione della controversia.

24.2 Rapporti con i Fornitori

I rapporti con i fornitori sono gestiti dalle Funzioni a ciò preposte, nel rispetto dei principi di correttezza ed imparzialità ed in conformità, oltre che delle leggi, con le procedure interne ed i poteri delegati. La scelta dei fornitori di qualsiasi livello avviene sulla base di considerazioni economiche e di mercato, prediligendo le controparti che garantiscono il miglior rapporto qualità/prezzo e verificando, anche attraverso apposita documentazione, che i partener commerciali dispongano di risorse, capacità tecniche, esperienza e mezzi adeguati atti a garantire livelli di qualità in linea con gli standard della Grafibox Sud, benché verranno presi in considerazione anche altri elementi reputazionali ed etico-identificativi caratterizzanti. Nel processo di selezione dei fornitori, bandita ogni forma di dipendenza per entrambe le parti, si terrà conto del loro apprezzamento sul mercato e della loro capacità di fare fronte agli obblighi normativi vigenti (es. sicurezza lavoro, normativa di vigilanza, riservatezza, ecc.), dato che è interesse della Società costruire con i partner dei rapporti solidi e duraturi basati sulla reciproca fiducia. La Società si impegna a includere nei contratti una dichiarazione di presa visione ed accettazione del presente Codice Etico, sensibilizzando così i partner con tale attività preventiva al rispetto ed all’osservazione delle regole di condotta ivi enunciate, oltre che alla condivisione dei valori e dei principi contenuti. Il dipendente o collaboratore di Grafibox Sud non deve accettare denaro o beni di qualsiasi entità o valore non simbolico da qualsiasi fornitore, ivi inclusi i legali esterni a difesa di controparti in giudizio. È inoltre fatto espressamente divieto di promettere o erogare ai citati soggetti benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi dell’Grafibox Sud e/o interessi di natura privata.

24.3 Rapporti con le Autorità Indipendenti, Garanti e di Vigilanza

I destinatari del presente Codice, in occasioni di verifiche e di ispezioni da parte delle autorità pubbliche competenti, devono mantenere un atteggiamento di massima disponibilità e di collaborazione nei confronti degli organi ispettivi e di controllo. Grafibox Sud, nella piena e scrupolosa osservanza alle disposizioni emanate dalle Authority, si impegna ad assicurare la massima collaborazione con i suddetti enti, fornendo le informazioni 15 richieste e garantendo in sede di verifica la disponibilità del proprio personale, l’accesso e la fruibilità della documentazione, in maniera completa, corretta, adeguata e tempestiva. Pertanto, è fatto divieto a ciascuna funzione di attuare atti volti ad occultare informazioni e fornire documentazione falsa o attestante cose non vere, di impedire o comunque di ostacolare in qualunque modo le funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza che entrino in contatto con Grafibox Sud per via delle loro funzioni istituzionali. È fatto inoltre espressamente divieto di promettere o erogare ai citati soggetti benefici di qualsiasi natura e provenienza, anche personale, finalizzati a favorire gli interessi dell’Grafibox Sud e/o interessi di natura privata.

24.4 Rapporti con la P.A., Partiti Politici, Organizzazioni Sindacali e di Categoria

Le relazioni e la cura dei rapporti con la Pubblica Amministrazione, di qualsiasi natura e livello, devono ispirarsi alla più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari applicabili e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione della Società, né cercare di influenzare impropriamente le decisioni dell’istituzione interessata. Tutti i rapporti intrattenuti, quindi, devono uniformarsi a principi di diligenza, trasparenza, onestà, correttezza ed integrità, con la gestione dei rapporti e l’assunzione di impegni riservata esclusivamente alle funzioni a ciò preposte ovvero autorizzate in tal senso, parimenti qualora tale ruolo venga affidato ad un consulente o soggetto esterno. I rapporti con la Pubblica Amministrazione si devono comunque attenere alle previsioni contenute nel presente Codice Etico e negli specifici protocolli di condotta indicati nel Modello ex D.Lgs. 231/2001. Anche i rapporti intrattenuti con le rappresentanze sindacali e di categoria, nei termini stabiliti dalla legge, sono riservati alle funzioni aziendali a ciò preposte. Tali soggetti debbono tenere un comportamento sempre improntato alla massima trasparenza, integrità e imparzialità al fine di instaurare con gli stessi una corretta dialettica, senza alcuna disparità di trattamento. Quanto ai rapporti con le organizzazioni di matrice politica, Grafibox Sud non eroga illecitamente contributi di alcun genere, direttamente o indirettamente, a partiti politici, movimenti, comitati ed organizzazioni politiche e sindacali, né a loro rappresentanti o candidati. I contributi dovuti sulla base di specifiche normative dovranno essere erogati in modo rigorosamente conforme alla legge e disposizioni vigenti. Tali contributi dovranno essere adeguatamente documentati. La Società, inoltre, non eroga contributi ad organizzazioni con le quali potrebbe ravvisarsi un conflitto di interessi. È fatto espressamente divieto, in ogni caso, promettere ed erogare nel corso di ciascuno dei rapporti di cui sopra benefici di qualsiasi natura e provenienza – anche personale – finalizzati a favorire gli interessi di Grafibox Sud (o ad ottenere vantaggi propri) e/o interessi di natura privata anche in ragione di rapporti familiari o d’affari. Chiunque venga a conoscenza di richieste di denaro o di altra utilità provenienti da (o rivolti a) soggetti appartenenti alle organizzazioni di cui sopra è tenuto prontamente ad informare il responsabile della funzione di appartenenza o l’Organismo di Vigilanza.

24.5 Rapporti con gli organi di informazione

I rapporti tra Grafibox Sud ed i mass media spettano, in genere, esclusivamente alle funzioni aziendali a ciò delegate e devono essere intrattenuti nel rispetto della politica di comunicazione definita dalla Società. Ai dipendenti e collaboratori della Società è fatto divieto di fornire informazioni ai rappresentanti dei mass media senza l'autorizzazione delle funzioni competenti. Nel caso in cui tale autorizzazione sia concessa, le informazioni e le comunicazioni destinate all'esterno dovranno essere accurate, veritiere, complete, trasparenti ed omogenee. È necessaria la previa autorizzazione, nel rispetto delle procedure interne, per la partecipazione dei dipendenti, in nome o in rappresentanza delle Società, a comitati e associazioni di ogni tipo, siano essi scientifici, culturali o di categoria. I dipendenti che siano invitati a partecipare a convegni, congressi o seminari o a redigere articoli, saggi o pubblicazioni in genere, sono tenuti ad ottenere la previa autorizzazione del diretto Responsabile circa i testi, le relazioni e qualsiasi altro documento a tal fine predisposto

25. Principi di condotta per la tutela dell’ambiente e la valorizzazione del territorio

In quanto Società Benefit, Grafibox Sud considera ambiente e territorio beni primari e dimensioni fondamentali meritevoli di un comportamento responsabile, orientando la propria condotta verso canoni di preservazione e valorizzazione, riduzione degli impatti pregiudizievoli e alla prevenzione dell’inquinamento nel rispetto del c.d. patto generazione sfruttando i più adeguati criteri di salvaguardia dell’ambiente e di efficienza energetica. La Società, quindi, si impegna a dotarsi di sistemi di gestione certificati, coerentemente con i valori dichiarati, e nelle fasi di attuazione di modifiche strutturali e tecnologiche tiene conto anche degli impatti ambientali indiretti che queste possono provocare. Il vertice aziendale si attiva per diffondere ed incoraggiare la cultura della tutela e della valorizzazione dell’ambiente presso i suoi dipendenti e gli interlocutori diretti, soprattutto nei confronti di quegli operatori la cui attività risulta a più alto impatto ambientale. Di conseguenza impronta l’attività aziendale al massimo rispetto per la tutela delle acque, dell’aria, del suolo e del sottosuolo, a tal fine richiedendo la collaborazione ed il coinvolgimento di tutta la filiera. In tale senso, si impegna a: - gestire in modo sostenibile le risorse naturali, ed in particolare l’acqua, valorizzandone il corretto impiego e prestando attenzione alla riduzione degli sprechi, all’uso razionale e al riutilizzo; - tutelare i territori nei quali opera, salvaguardando gli ecosistemi presenti; - definire una strategia di mitigazione e adattamento ai consumi, privilegiando fonti rinnovabili ed aumentando la resilienza delle infrastrutture; - gestire i processi produttivi in un’ottica di Economia Circolare, bilanciando le esigenze aziendali con un utilizzo responsabile delle risorse; - adottare il principio di precauzione in caso di pericoli, anche solo potenziali per l’ambiente; - definire specifici obiettivi ambientali e programmi di miglioramento volti alla minimizzazione degli impatti ambientali significativi, in primis nella gestione dei prodotti di scarto e dei rifiuti; - utilizzare adeguati strumenti di controllo e sistemi di monitoraggio, oltre a promuovere l’innovazione tecnologica gestendo con grande accuratezza la manutenzione degli impianti produttivi - diffondere e rendere accessibili gli obiettivi ed i risultati della gestione ambientale.

26. Attuazione e controllo

26.1 Attuazione del Codice

Tutti i soggetti destinatari e coinvolti nelle finalità di Grafibox Sud, nell’ambito delle funzioni e responsabilità ricoperte, sono impegnate nel realizzare, monitorare i rischi, e perseguire i principi e rispettare le disposizioni del presente Codice Etico, il quale costituisce elemento costitutivo dell’intero sistema. Eventuali dubbi nell’interpretazione e applicazione del Codice, possono essere risolti rivolgendosi all’Ufficio delle Risorse Umane per ottenere chiarimenti sulla condotta da mantenere. Il responsabile dell’Ufficio delle Risorse Umane vigila altresì sull’adeguatezza del Codice Etico e sull’effettiva attuazione, proponendo eventuali aggiornamenti dello stesso e l’emanazione di linee guida, procedure operative – o modifiche a quelle esistenti – al fine di ridurre il rischio di violazioni. Può predisporre una relazione periodica in merito alle segnalazioni pervenute, agli approfondimenti effettuati ed alle iniziative avviate in materia di formazione e comunicazione, da trasmettere agli Organi Amministrativi ed agli Organi di Controllo.

26.2 Segnalazione delle violazioni

Grafibox Sud esige da tutti i destinatari, in particolar modo dipendenti e collaboratori, una rigorosa osservanza del presente Codice. Pertanto, qualora qualsiasi destinatario venga a conoscenza di situazioni, anche solo potenzialmente illegittime o contrarie ai principi espressi dalle previsioni del Codice Etico, deve informare immediatamente gli organi e le funzioni preposte. Anche la mancata osservanza del dovere di informazione può essere oggetto di sanzione disciplinare. Le segnalazioni di violazione, anche se presunte o già solo riferibili a comportamenti non conformi alle regole di condotta del Codice Etico, possono essere avanzate al Responsabile dell’Ufficio Risorse Umane sia verbalmente che per iscritto. La Società promuove la prevenzione e la verifica di ogni condotta illecita o, comunque, contraria al Codice Etico ed ad ogni altro strumento aziendale organizzativo e di controllo interno, e in tale prospettiva, promuove in prima battuta la cultura dello speak up, cioè la libertà di interpellare, in ottica di confronto, colleghi e/o superiori gerarchici nel caso in cui si ritenga opportuno o necessario manifestare dubbi o preoccupazioni, esporre problemi, formulare proposte e idee o, in generale, esprimere opinioni per migliorare il lavoro all’interno dell’organizzazione. Tuttavia, quale forma di maggiore tutela, ha altresì inteso garantire a chiunque la possibilità di segnalare anche in modalità riservata le eventuali violazioni, potendo beneficiare della procedura di “Whistleblowing” tesa ad assicurare il massimo grado di confidenzialità e riservatezza, finalizzata a mantenere l’anonimato di chi si attiva nel doveroso rispetto del senso di responsabilità e lealtà nei confronti della Società. I canali e le modalità di segnalazione per mezzo di tale procedura sono liberamente accessibili tramite la pagina web della Società www.grafibox.biz/whistleblowing . Le segnalazioni ricevute saranno rapidamente esaminate, ossia entro e non oltre 30 giorni dalla ricezione, e trattate dagli Uffici preposti che eventualmente attiveranno a tale scopo un apposito procedimento. Decisioni e deliberazioni in merito dovranno pervenire esclusivamente per iscritto entro e non oltre i successivi 60 giorni, a pena di inefficacia delle stesse. L’Ufficio che procede ha la facoltà di ascoltare l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e deve motivare per iscritto le proprie decisioni. In occasione di segnalazioni palesemente infondate e strumentali all’ottenimento di vantaggi da parte del segnalante, di tipo doloso o colposo, saranno adottati conseguenti provvedimenti, nel rispetto della normativa applicabile. La Società, pertanto, non tollera alcuna forma in via generale di abuso e di ritorsione, soprattutto a causa della segnalazione effettuata. In ogni caso, ogni destinatario deve cooperare pienamente alle eventuali indagini svolte in relazione a violazioni del Codice, mantenendo il più stretto riserbo circa l’esistenza di dette indagini, nonché partecipare attivamente alle attività di auditing.

26.3 Sanzioni

Ogni sanzione che verrà adottata sarà ispirata al concetto di giustizia riparatrice. Non ci si focalizzerà, dunque, sull’aspetto repressivo della stessa ma sulla valutazione del danno provocato dalla condotta illecita e sulla valutazione delle ragioni personali o di organizzazione che hanno dato origine o hanno reso possibile la condotta illecita. Le sanzioni differiranno, pertanto, in base alla gravità della violazione, alla recidività del comportamento e alle conseguenze provocate sia verso gli stakeholder sia verso l’azienda stessa, in termini di danno economico e reputazionale. Ove non si configurino comportamenti fraudolenti o attuati in violazione di specifiche normative di legge, contrattuali o regolamentari, Grafibox Sud adotterà i provvedimenti del caso ispirandosi a un approccio mirato ad accrescere il livello di consapevolezza e sensibilità verso i valori del Codice. In ogni caso, le sanzioni saranno proposte dagli uffici preposti agli organi amministrativi per l’opportuna comminatoria, dopo aver valutato l’istruttoria e le parti coinvolte. Le procedure di contestazione e di applicazione delle sanzioni, unitamente alla descrizione delle varie tipologie di sanzioni applicabili, possono essere previste anche dal documento relativo al sistema sanzionatorio parte integrante del Modello Organizzativo ex D.lgs. 231/2001, e pertanto, in tale eventualità, anche tale documento potrebbe trovare opportuna applicazione. Le violazioni dei principi e delle norme richiamati nel presente Codice da parte dei dipendenti e dei collaboratori possono comunque configurare un inadempimento alle obbligazioni primarie del rapporto di lavoro o illecito sul piano disciplinare e saranno trattate dalle competenti strutture in osservanza dei Contratti Collettivi Nazionali di lavoro vigenti e/o, se applicabile, del Codice Disciplinare. In caso di violazione da parte dei dirigenti si provvederà ad adottare le misure più idonee, tenuto conto del rapporto fiduciario con l’Azienda e delle previsioni del Contratto Collettivo Nazionale applicabile al dirigente. Nell’ambito dei contratti di collaborazione professionale e fornitura di beni e servizi, nonché in relazione a ciascun stakeholder esterni, possono essere inserite clausole risolutive espresse in relazione ai comportamenti che siano risultati contrari ai principi del presente Codice.

27. Entrata in vigore, efficacia, aggiornamento e modifiche

Il presente Codice è stato adottato, con delibera dell’Organo Amministrativo della Società, in data 12/06/2025, con efficacia immediata sino a sua revisione, venendo a tale scopo aggiornato periodicamente su suggerimento e proposte in particolar modo pervenute dagli Uffici preposti alla supervisione ed al monitoraggio. A tal fine, è promosso il contributo attivo di tutti gli stakeholder, interni ed esterni, che possono segnalare alla Società eventuali punti di attenzione e miglioramento. Ogni aggiornamento, modifica o aggiunta al presente Codice deve essere approvata dal medesimo organo amministrativo. Il presente Codice viene consegnato dai Responsabili degli Uffici e delle singole unità con le più idonee modalità a ciascun soggetto interno, soprattutto dipendenti/collaboratori al momento della assunzione/collaborazione, nonché reso disponibile ai soggetti esterni al momento della stipula del rispettivo contratto. Il Codice Etico, i relativi aggiornamenti ed eventuali allegati saranno disponibili anche in formato elettronico sulla pagina web Aziendale, affinché tutti i dipendenti, i collaboratori ed i soggetti terzi collegati a vario titolo con la Società possano averne agevolmente piena conoscenza.