A Box Of Solutions
Whistleblowing
Si prega di prendere visione del regolamento della Grafibox Sud prima di inserire una segnalazione
Se si vuole vedere lo stato di una segnalazione, è possibile cercarla tramite il form in fondo a questa pagina
Con il D.lgs. 10 marzo 2023 n. 24 l’Italia ha recepito la Direttiva Europa Direttiva Europea 2019/1937 per la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione.
In adempimento alla nuova disciplina, Grafibox Sud S.p.A. – Società Benefit (di seguito per brevità “Grafibox Sud”) intende conformarsi alle suddette prescrizioni normative e pertanto ha redatto un regolamento per la gestione delle la gestione delle segnalazioni di illeciti o irregolarità consultabile al link: https://www.grafibox.biz/whistleblowing con il fine di chiarire i principi ispiratori dell’istituto; di precisare le modalità di gestione delle segnalazioni e di dettagliare le modalità seguite per tutelare la riservatezza dell’identità segnalante, del contenuto della segnalazione e dell’identità di eventuali soggetti indicati.
Nel contesto lavorativo di Grafibox Sud, i soggetti legittimati a segnalare di illeciti o irregolarità sono:
-
i dipendenti della Grafibox Sud;
-
i titolari di un rapporto di collaborazione, ai sensi dell’art. 2 del D.lgs. n. 81/2015, che svolgono la propria attività lavorativa presso la società;
-
i lavoratori o i collaboratori che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore della società;
-
i liberi professionisti ed ai consulenti che prestano la propria attività presso la società;
-
i tirocinanti, stagisti o in apprendistato che prestano la propria attività presso Grafibox Sud;
-
l’azionista e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.
Le violazioni che si possono segnalare, ossia comportamenti, atti od omissioni che ledono l'interesse pubblico o l’integrità della Grafibox Sud, sono:
-
illeciti amministrativi, contabili, civili o penali che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
-
condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, che non rientrano nei numeri 3), 4), 5) e 6);
-
illeciti che rientrano nell'ambito di applicazione degli atti dell'Unione Europea o nazionali indicati nell'allegato al D.lgs. n. 24/2023 ovvero degli atti nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione Europea indicati nell'allegato alla Direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nell'allegato citato in precedenza, relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell'ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
-
atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione di cui all'art. 325 del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea specificati nel diritto derivato pertinente dell'Unione Europea;
-
atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all'art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell'Unione Europea, comprese le violazioni delle norme dell'Unione Europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonché le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle società o i meccanismi il cui fine è ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l'oggetto o la finalità della normativa applicabile in materia di imposta sulle società;
atti o comportamenti che vanificano l'oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell'Unione nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).
Esistono 3 tipologie segnalazione: un canale interno, canale esterno e la divulgazione pubblica. La segnalazione deve essere effettuata in prima battuta tramite il canale interno.
Canale interno
Per poter effettuare una segnalazione bisogna utilizzare l’apposito modulo disponibile nella sezione dedicata al whistleblowing sul nostro sito web con le seguenti modalità:
-
posta ordinaria (inserendolo in busta sigillata apponendo la dicitura esterna “NON APRIRE - Riservata personale”) inviandolo al seguente indirizzo: Via Quarto Negroni, n. 60 – Ariccia (RM) 00072;
-
posta interna (inserendolo in busta sigillata apponendo la dicitura esterna “NON APRIRE - Riservata personale”);
-
posta elettronica ordinaria (PEO) al seguente indirizzo: direzionegenerale@grafibox.it
Le segnalazioni possono essere effettuate anche in forma orale, sia attraverso una telefonata al responsabile delle Risorse Umane o, su richiesta del segnalante, tramite incontro con il responsabile delle Risorse Umane.
Una volta ricevuta la segnalazione:
-
entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione sarà inviato una conferma di presa in carico;
-
se necessario si potrebbe essere ricontattati dal responsabile delle Risorse Umane per avere maggiori dettagli;
-
sarà fornito riscontro alla segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell'avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
Se il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati o che è coinvolto nei fatti segnalati è il responsabile delle Risorse Umane, la segnalazione dovrà essere riportata alla Amministratore Delegato o tramite richiesta di appuntamento o scrivendo alla e-mail direzionegenerale@grafibox.it
Nel caso in cui il segnalatore voglia mantenere l’anonimato Grafibox Sud ha messo a disposizione il seguente canale.
https://www.grafibox.biz/whistleblowing2
Canale esterno
È possibile effettuare la segnalazione anche tramite canale esterno, avvalendosi del canale istituito presso l’Autorità nazionale anticorruzione ("ANAC").
la segnalazione esterna può essere effettuata solo se:
-
il canale di segnalazione interna non è attivo;
-
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto alcun seguito;
-
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
-
il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Divulgazione pubblica
È possibile effettuare una divulgazione pubblica esclusivamente al ricorre una delle seguenti condizioni:
-
la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato tempestivo riscontro in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
-
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
-
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Restano ferme le norme sul segreto professionale degli esercenti la professione giornalistica, con riferimento alla fonte della notizia.
La persona segnalante che effettua una divulgazione pubblica beneficia della protezione prevista dal D.lgs. 24/2023.
Divieto di ritorsione
Chi è legittimato a segnalazione una violazione non possono subire alcuna ritorsione.
Costituiscono ritorsioni le fattispecie elencate dall’art. 17, co. 4, del D.lgs. 24/2023 e, in particolare:
-
il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
-
la retrocessione di grado o la mancata promozione;
-
il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell’orario di lavoro;
-
la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell’accesso alla stessa;
-
le note di merito negative o le referenze negative;
-
l’adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
-
la coercizione, l’intimidazione, le molestie o l’ostracismo;
-
la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
-
la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
-
il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
-
i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
-
la conclusione anticipata o l’annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
-
l’annullamento di una licenza o di un permesso;
-
la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.
Protezione della riservatezza
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, non possono essere rivelate senza il consenso espresso della stessa persona segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.
Nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità della persona segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione è utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso della persona segnalante alla rivelazione della propria identità. È dato avviso alla persona segnalante mediante comunicazione scritta delle ragioni della rivelazione dei dati riservati, qualora la rivelazione dell’identità della persona segnalante e delle informazioni connesse sia indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
La segnalazione è sottratta all’accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della L. n. 241/1990, nonché dagli artt. 5 e seguenti del D.lgs. 33/2013.
Fermo quanto previsto dall’art. 12 del D.lgs. 24/2023, nei procedimenti avviati in ragione di una segnalazione, la persona coinvolta può essere sentita, ovvero, su sua richiesta, è sentita, anche mediante procedimento cartolare attraverso l’acquisizione di osservazioni scritte e documenti.
Protezione dei dati personali, finalità , raccolta e loro trattamento
Ogni trattamento dei dati personali sarà effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679, del D.lgs. 196/2003 e del D.lgs. 51/2018.
I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente.
I diritti di cui agli artt. da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del D.lgs. 196/2003.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da Grafibox Sud in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei principi di cui agli artt. 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679 o agli artt. 3 e 16 del D.lgs. 51/2018, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli artt. 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679 o dell’art. 11 del citato D.lgs. 51/2018, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. si rimanda all’informativa sulla privacy presente al link https://www.grafibox.biz/privacy
Limitazione della responsabilità
Non è punibile la persona segnalante o l’ente che riveli o diffonda informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali ovvero riveli o diffonda informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, quando, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile è stata effettuata secondo l’art. 12 del nostro regolamento sul whistleblowing.
Quando ricorrono le ipotesi di cui al precedente alinea, è esclusa altresì ogni ulteriore responsabilità, anche di natura civile o amministrativa.
Salvo che il fatto costituisca reato, l’ente o la persona segnalante non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse.
Fermo quanto previsto nell’art. 17, commi 2 e 3, del D.lgs. 24/2023, le misure di protezione sopra elencate si applicano anche:
-
ai facilitatori;
-
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante, di colui che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o di colui che ha effettuato una divulgazione pubblica e che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
-
ai colleghi di lavoro della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o effettuato una divulgazione pubblica, che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
-
agli enti di proprietà della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o che ha effettuato una divulgazione pubblica o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle già menzionate persone.
La persona che entra in possesso di informazioni su illeciti o irregolarità ed è legittimata a poter fare la segnalazione:
-
quando il rapporto giuridico di lavoro fra il segnalante e la Grafibox Sud non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
-
durante il periodo di prova;
-
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 8 del presente regolamento e del principio di cui agli art. 5, paragrafo 1, lettera e), del GDPR e 3, comma 1, lettera e), del D.lgs. 51/2018.